BLOG PENDIDIKAN SMK SERI MEDAN

Cara Membuat Sijil dengan menggunakan Mail Merge

Dokumen yang diperlukan untuk menghasilkan sijil ini melibatkan dua kaedah seperti berikut :

1. Pangkalan data dalam format Microsoft (MS) Excel seperti Rajah 1
2. Format sijil dalam Microsoft Word seperti Rajah 2

Rajah 1

Rajah 2

 Selepas menyediakan format tersebut, maka kita boleh memulakan untuk membuat sijil iaitu dengan membuka format sijil yang sedia ada di dalam format Microsoft Word berikut.

       3.   Buka dan klik pada Insert - Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Wizard seperti
            dalam Rajah 3.

Rajah 3

   
       4.  Kemudian, paparan seperti berikut akan keluar di sebelah kanan Microsoft Word (Rajah 4).

          Rajah 5

       5.  Selepas itu, klik pada Next - Starting Document dan paparan Step 2 of 6 akan kelihatan 

            seperti Rajah 5 berikut.

Rajah 5

         6.  Seterusnya, klik pada Next - Select Recipient - dan paparan Step 3 of 6 akan keluar seperti 

              berikut.

Rajah 6

        7.  Untuk langkah ini, anda dikehendaki klik pada Browse yang terdapat disitu, kemudian anda 

            perlu mencari dokumen dalam format Microsoft Excell yang telah disediakan terlebih dahulu 

            tadi. Cari dan klik pada file tersebut seperti Rajah 7 ini. 

Rajah 7

        8.  Klik pada Open. 

             Satu paparan akan keluar. Pilih table yang betul mengikut nama fail dalam MS Excell tadi 

             dan klik OK.

Rajah 8

                    Klik Ok.

                    Kemudian kembali kepada format sijil MS Word yang telah disediakan.

           9.     Klik pada Mailing - Insert Merge Field 

 Rajah 9

            10.    Kemudian, pada tahap ini anda kena ingat dan tahu Jenis Sijil ( di atas sekali) sebagai 

                     medan apa, Nama (kedua atas sekali) pula sebagai medan apa dan seterusnya. Jika 

                     terlupa anda boleh padam dan mengeditnya semula. Seperti contoh dalam rajah 9, di 

                     atas sekali adalah untuk Jenis Sijil iaitu Sijil Penghargaan dan Sijil Penyertaan. 

                     Manakala yang kedua atas sekali pula adalah untuk Nama Pelajar dan seterusnya. 

                      (Rajah 10)

Rajah 10

         11.  Klik pada Next - Preview Your Letters seperti Rajah 11.

Rajah 11

       12.  Sekarang paparan seperti Rajah 12 akan terjadi. Semak sekiranya berlaku kesilapan. 

Rajah 12

         13.  Untuk melihat hasil keseluruhan untuk setiap pelajar, klik pada Edit Individual Letters 

                seperti Rajah 13.

Rajah 13

         14.  Klik All dan Ok seperti Rajah 14.

Rajah 14

                 15.  Langkah yang terakhir, sijil akan berhasil. Jika dalam pangkalan data Ms Excell ada 

                        20 pelajar, maka 20 halaman akan terbentuk (dalam Ms Word). Edit sebaik mungkin.

Tutorial : Cara Membuat Sijil dengan menggunakan Mail Merge

Copy and WIN : http://ow.ly/KNICZ